Tietotekniikkaa pähkinänkuoressa: Digitaalinen delegointi tuo tulosta

Prosessiautomaatio ja robottien käyttö on ollut teollisuuslaitoksissa arkipäivää jo pitkään. Rutiinitehtävien digitaalisen delegoinnin ansiosta laitos- ja tehdastyöntekijät ovat vapautuneet turhasta työtaakasta ja henkilöstöresursseja voidaan kohdistaa tärkeämpiin, luovuutta vaativiin tehtäviin. Vuosikymmenten aktiivisen käytön jälkeen automaatio on lisännyt suosiotaan liiketoimintaympäristössä.

Tässä artikkelissa Vladislav Lagun, AsstrA-Associated Traffic AG:n Chief Commercial Officer, ja Marina Syroezhkina, AsstrAn tietotekniikkaosaston johtaja, kertovat, miten yritykset lisäävät tuottavuutta ja parantavat työprosesseja automaation ja robottien avulla.

Nykypäivän kansainvälisessä liiketoiminnassa on yhä yleisempää, että yritykset pitävät yhteyttä toisiinsa tietokoneiden kautta vaihtaen runsaasti dataa. Perinteisesti tällaisen tiedonvaihdon ovat hoitaneet ihmiset.

Logistiikka on erittäin kansainvälinen ala, jolla tärkein resurssi tulee aina olemaan henkilöstö. Logistiikassa toimintaympäristön muutokset ovat niin nopeita, että kone ei yksinkertaisesti pysty korvaamaan ihmistä. Alaan liittyy liikaa monimutkaisia tekijöitä ja prosesseja. Vain ihmisaivot pystyvät prosessoimaan kaikkia näitä asioita tehokkaasti yhtä aikaa.

Tästä syystä AsstrA Group on tehnyt strategisen päätöksen pitää myös jatkossa tärkeimpänä resurssinaan henkilöstöä. Tunnuslauseemme ”Logistics with Human Touch” painottaa henkilökohtaista huomiota, jota annamme asiakkaillemme ja jonka asiakkaamme myös huomaavat.

Yritykset voivat hyödyntää digitaalista infrastruktuuria nykypäivänä monin tavoin. AsstrAn tiimi on vakuuttunut, että asiakkaille voidaan tuottaa lisäarvoa täydentämällä Logistics with a Human Touch ‑lähestymistapaa digitaalisilla ratkaisuilla. Tämä periaate näkyy monissa AsstrAn digitaalisissa hankkeissa.

Organisaatioiden välinen tiedonsiirto EDI

Organisaatioiden välinen tiedonsiirto (Electronic Data Interchange, EDI) on liikekumppaneiden tietokoneiden välistä asiakirjojen vaihtoa standardoidussa sähköisessä muodossa.

Vuonna 2022 AsstrA teki 8 200 EDI-tilausta, 5 % enemmän kuin vuonna 2021.

EDI:n pääasialliset hyödyt ovat seuraavat:

Ensinnäkin manuaalisia virheitä tapahtuu vähemmän. Manuaaliset virheet eivät ole välttämättä kovin yleisiä mutta niitä voi sattua, kun tietoja siirretään ihmiskäsin – erityisesti, kun kyse on tiedoista, joissa on paljon toistoa ja joita käsittelevät useat eri ihmiset.

Toiseksi toimitusketjukumppaneiden kanssa viestiminen vie vähemmän aikaa, jolloin jää enemmän aikaa yhteydenpitoon asiakkaiden kanssa. Ammattilaiset voivat tehdä työnsä tehokkaammin ja käyttää aikansa enemmän arvoa tuottaviin tehtäviin pikemmin kuin pienten yksityiskohtien seurantaan, jonka tietokone tekee paremmin.

Kolmanneksi EDI-ratkaisut tuottavat toimitusketjusta dataa, jota analysoimalla voidaan havaita prosessista kehittämisen kohteita tai tunnistaa kustannussäästöjä. Jos massadata on nykypäivän kultaa, kuten sanotaan, niin EDI-järjestelmät ovat kultakaivoksia.

Analytiikka ja koneoppiminen

AsstrA käyttää tekoäly- ja koneoppimisvälineitä ja -tekniikoita strukturoidun viestinnän kehittämisessä. Tämä hyödyttää asiakkaita nopeuttamalla käsittelyä AsstrAlla. Kun saamme kuljetustilauksen asiakkaalta sähköpostitse, voimme muuntaa sähköpostin tiedot valmiiksi tai miltei valmiiksi täytetyksi kuljetustilauslomakkeeksi kuljetusten hallintajärjestelmässämme sen sijaan, että siirtäisimme tiedot manuaalisesti.

AsstrA tukee rahdinkuljettajia käyttämällä koneoppimisteknologian elementtejä systemaattisesti laskujen käsittelyssä. Tämä lyhentää laskujen käsittelyaikaa ja nopeuttaa lopulta maksujen suorittamista kuljetuspalveluista. Rahdinkuljettajat saavat korvauksen tarjoamistaan palveluista nopeammin, koska laskujen vastaanottaminen, lähettäminen yksiköiden välillä ja syöttäminen järjestelmiin ei aiheuta AsstrAlla viivettä.

Robottiprosessiautomaatio RPA

Robottiprosessiautomaatio (Robotic Process Automatization, RPA) on liiketoimintaprosessien optimointia robottiautomaation avulla. RPA:ta käytetään, kun täyttä automaatiota ei voida toteuttaa.

Robotti on komentosarja, joka on ohjelmoitu toteuttamaan tietty sarja tehtäviä. Samaan aikaan robotin toiminta korvaa täysin sen työntekijän työpanoksen, jonka olisi muutoin pitänyt tehdä kyseinen työ.

AsstrA-Associated Traffic AG:llä IT-tiimin tärkeimpiä sisäisiä asiakkaita RPA:n käytössä ovat huolitsijat. Robottiprosessiautomaatio on otettu käyttöön operatiivisella osastolla siirtämällä dataa järjestelmien välillä.

Vuonna 2022 RPA-algoritmi luki 2 000 saapuvaa sähköpostiviestiä, 1 % enemmän kuin vuonna 2021

Rahdinkuljettajien portaali

Sisäisten digitaalisten ratkaisujen lisäksi AsstrAlla on vielä yksi tärkeä sovellus: rahdinkuljettajien portaali Carriers Portal. Se on verkkopohjainen sovellus, jonka kautta AsstrAn tiimi pitää yhteyttä rahdinkuljettajiin.

Sovellusta käyttää säännöllisesti seitsemänkymmentäviisi AsstrAn luotettua rahdinkuljettajaa. Sovelluksessa on koontinäyttöjä, joilla voi tarkastella niin kutsuttuja ”vapaita rahteja” (”free freight”), toisin sanoen lähetyksiä, joille ei ole nimetty rahdinkuljettajaa. Kaikki hyväksytyt rahdinkuljettajamme voivat tarkastella ja hyväksyä koontinäytöllä näkyviä rahteja. Julkaisemme keskimäärin 160 kuormaa viikossa.

Se on erinomainen lisäliiketoiminnan lähde rahdinkuljettajille. He voivat saada lisätuloja tarkistamalla AsstrAn sovelluksen koontinäytön päivittäin.

Järjestelmää käyttävät rahdinkuljettajat löytävät yhdestä ja samasta paikasta kaikki AsstrAn kanssa tekemäänsä yhteistyötä koskevat tiedot, kuten sopimukset sekä sovitut hinnat ja kapasiteetit. Lisäksi potentiaaliset rahdinkuljettajat voivat hakea portaalin kautta hyväksytyn rahdinkuljettajan asemaa.

Jos rahdinkuljettaja yhdistää kuorma-autoissaan käyttämänsä telemaattisen järjestelmän portaaliin, kuorma-autojen sijaintia voi seurata järjestelmässä. Sijaintitiedot voidaan jakaa asiakkaiden kanssa, joten niistä on hyötyä kaikille osapuolille. Asiakas voi seurata lastinsa etenemistä koko ajan, saa ajantasaiset tiedot siitä, onko lasti aikataulussa, ja näkee suunnitellun lastausajan. EDI-yhteyden kautta kaikki nämä tiedot ovat saatavilla verkossa tai ne voidaan siirtää suoraan yrityksen omaan järjestelmään, jolloin koko toimitusketjua voidaan tarkastella ilman ylimääräisiä sisäänkirjautumistunnuksia.

Jos kuorma-autossa ei ole GPS-jäljittimiä, voidaan käyttää AsstrAn Track&Trace -mobiilisovellusta, joka voidaan asentaa kuljettajan puhelimeen. Se lähettää asiakkaalle sijaintitietoja koko toimituksen ajan.